Cumartesi, Temmuz 24, 2004

Internet'te Görgü Kuralları

Internet iş yaşamımızın ayrılmaz bir parçası. Her gün web sitelerini ziyaret ediyor ve bir çok elektronik posta alıp, gönderiyoruz. Peki, iletişim kurduğumuz kişiyle yüz yüze olduğumuzda gösterdiğimiz özeni Internet üzerinden haberleşirken de gösteriyor muyuz? Internet üzerinden haberleşirken de uyulması gereken bir takım görgü kuralları (Adab-ı Internet) olduğunu biliyor muydunuz?
Evet, Internet üzerinden iletişimlerde de uyulması gereken görgü kuralları var ve bu kurallar Internet'in icadından beri yürürlükte. Bu kurallara İngilizce'de Nettiquette deniyor. İşle ilgili ve özel yazışmalarda hepimizi ilgilendiren bu kuralları aşağıda sizin için bir araya getirdim.
  • Kendinizi bir başkası gibi tanıtıp, o kişinin posta kutusundan gönderiliyormuş gibi elektronik posta göndermeyin. Unutmayın ki bu sahteciliğe girer. Yüz yüze yeni tanıştığınız birinin size kendini bir başkası olarak tanıtarak kandırması ne kadar çirkinse, bu fiil de o kadar çirkin ve kabul edilmezdir.
  • Gönderdiğiniz iletinin Konu (Subject) kısmını sakın boş bırakmayın. Unutmayın ki iletiyi gönderdiğiniz kişinin ilk karşılaşacağı şey iletinin konusu olacaktır. Postanın konusunun içeriğiyle örtüşen, gönderdiğiniz kişinin daha sonra göndermiş olduğunuz postayı diğer onca posta arasından bulabilmesini sağlayacak derecede açık olması büyük önem taşımaktadır. Konusu olmayan bir posta profesyonellikten de uzak olacaktır. Bazı zamanlar bir kişi ile yazışırken cevap verdiğimizde, içerik farklı bir görüş belirtiliyorsa, konuyu da ilgili olacak şekilde değiştirmek gerekmektedir.
  • İleti mutlaka gönderilen kişiye bir hitap ile başlamalıdır:
    • Eğer yazdığımız kişiyi şahsen tanımıyorsak ya da yazımız çok resmi bir yazıysa:
      örneğin Sayın İsmail EMRE , Sn. Esin SEZER diye hitap etmek ve kişinin adı ve soyadından sonra bir virgül koymak, sonra da bir satır boşluk bırakmak gerekir.
    • Eğer gönderdiğimiz kişi ile ilişkileriniz çok resmi değilse ya da iletinin içeriği resmi değilse, o zaman İsmail Bey , Esin Hanım diye hitap etmek daha uygundur. Örneğin ilişkilerimizin samimi olduğu birisine başkalarına iletmeyeceğinden emin olduğunuz bir iletide İsmail Bey diye hitap ederken, İsmail Bey'in başkalarına resmi olarak iletebileceği (forward) bir iletide Sn. İsmail EMRE diye hitap etmek daha doğru olur.
  • Resmi yazıların sonunda; ast kademelere yazılanlar için rica ederim; üst kademelere yazılanlar için arz ederim; aynı seviyedeki makamlara yazılanlar için arz ederim kelimeleri kullanılır. Aynı yazının ast ve üst makamlara yazılması durumunda arz ve rica ederim ifadesi kullanılır. Buna rağmen yazı çok resmi değilse arz ederim ve rica ederim kalıpları yerine daha yumuşak ifadeler de kullanılabilir. Böyle durumlarda şahsen “……. yapabilirseniz memnun olurum” ya da “…… yapabilirseniz (çok) sevinirim” ifadeleri tercih edilebilir.
  • İleti mutlaka bir kapanış ifadesi ile bitmelidir. Resmi yazılarda kapanış için en uygun ifade “ Saygılarımla ” ifadesidir. Eğer kişi adı öne çıkarılmayacak, şirket adı öne çıkarılacaksa o zaman Saygılarımızla demek ve altına isim yazmadan, şirketin adını yazmak gerekir. Daha az resmi olan yazışmalar “ İyi çalışmalar ” diye de bitirilebilir. Eğer bir şeye teşekkür ediliyorsa, karşı taraf sizin için bir şeyler yapmışsa, “ Teşekkürler ” diye de bitirilebilir. Dostane yazılan bir yazının kapanışı için “Saygı ve sevgilerimle” ifadesi ise en güzel ifadelerden biridir.
  • Birinin mesajını başka birisine iletiyorsanız hiçbir sözcüğünü değiştirmeyin. Eğer size özel gelmiş bir iletiyi birilerine gönderiyorsanız, size gönderenin iznini almaya çalışın. Metnin bir kısmını silip, bir kısmını da gönderebilirsiniz, fakat bu yola gidildiğinde yapılan kısaltma işlemini belirtmek gerekir. Karşılıklı yazışmalar sonucu ortaya çıkmış bir iletiyi başka birisine gönderirken gereksiz eski yazışmaları silmeyi de unutmayın.
  • Yazılan metinde iml â hatalarını önlemek için son kontrolü yapıp, ekli dosyaları (attachments) yeniden gözden geçirip göndermek, olası yanlışları düzeltecek ve yine kendimizle ilgili yanlış mesaj vermeyi engelleyecektir. Eğer e-posta editörü olarak Word'ü kullanırsanız, Word sizi bir çok imlâ yanlışından kurtaracaktır, ama bu da kesin çözüm değildir. Son olarak gözle kontrol her zaman gerekmektedir.
  • Sık sık yapılan bir hata olarak, elektronik postalarda BÜYÜK HARFLER KULLANMAK, BAĞIRMAK VEYA SALDIRGANLIK olarak algılanacağından, küçük harfler kullanmaya özen gösterilmelidir.
  • Kimseye zincir mektuplar göndermeyin. Bu mektubu şu kadar kişiye gönderirseniz şansınız şöyle açılır, filancaya şu kadar yardım yapılır gibi yalanlara inanıp da hem iletim hatlarını boş yere meşgul etmeyin, hem de arkadaşlarınızın zamanını çalmayın.
  • Gönderdiğiniz mesajlarda kimseyi incitmemeye özen gösterin ve kimseye hakaret etmemeye çalışın. Ola ki size böyle bir mesaj gelir de moraliniz bozulursa, hakarete hakaret ile cevap vermeyin. Bu savaşın daha da kızışması anlamına gelir ki, öfke ile kalkan her zaman zararla oturmuştur; aksi vaki değildir.
  • Bir iletiyi yanıtlamadan önce o kişiden gelen tüm iletilere bakmakta fayda vardır. Sizden bir konuda yardım isteyen biri, bir sonraki iletisinde problemini çözdüğünü de yazmış olabilir. Ayrıca, yanıt verdiğiniz iletinin size doğrudan yazılmış olmasına özen göstermek gerekir. Eğer ileti size Bilgi (CC) olarak gönderilmişse, asıl yanıtlaması gereken Kime (To) kısmındaki kişidir.
  • Size gelen iletide Bilgi (CC) kısmında başka alıcılar da varsa, yanıtınızı verirken Tümünü Yanıtla (Reply All) seçeneğini kullanmanız gerekir. İletiyi gönderenin beklentisi sadece kendisini yanıtlamanız değil, iletiyi Bilgi amaçlı gönderdiği kişilerin de sizin yanıtınızdan haberdar olmasıdır.
  • İletinizin sonunda kurumsal imzanızın olmasına özen gösterin. Özellikle müşterilere attığınız iletilerde kurumsal imzanızın standartlara uygun olarak en sonda yer almasına dikkat edin. İletiyi gönderdiğiniz kişi, sizden gelen iletiyi bir başkasına gönderirken üst tarafta yer alan adınızı ve e-mail adresinizi silebilir ve size geri dönüşte zorluklar yaşanabilir.
  • İletiyi kime gönderdiğinize dikkat edin. Bir kişiye gönderiyorsunuz sanırken bir gruba da gönderiyor olabilirsiniz.
  • Eğer iletişim iki kişilik bir konuşmaya dönüşmüşse Bilgi (CC) olarak başkalarına göndermeye devam etmeyin.
  • Belli kategorilerde mesajlar gönderiyorsanız, gönderdiğiniz iletinin kategorisini Konu kısmında [] işaretleri içinde yazabilirsiniz. Örneğin Konu: [Haber] Emlak fiayatları düşüyor.
  • İletinin uzunluğu 100 satırı geçiyorsa uzun kabul edilir ve konu kısmında (Uzun) diye bir uyarı yapmak yerinde olur. Böylece alıcılar zamanları olduğunda okuyabileceklerini anlarlar.
  • İletinin önem derecesini de belirtmekte fayda vardır. Bunun için gönderilen iletinin önem derecesi yüksekse "önemi yüksek" simgesine, eğer düşükse "önemi düşük" simgesine tıklanarak işaretlenir. Böylece alıcı ilk planda iletinin önem derecesini anlamış olur.
  • Samimi iletilerde yan bakıldığında gülen insan yüzü “ :-) ” veya üzgün insan yüzü “ :-( “ gibi sembolleri duygularınızı anlatmak için kullanabilirsiniz, fakat bu sembollerin kaba bir ifadeyi incelteceğini de düşünmeyin.
  • Kısa ve öz yazın, gereksiz ayrıntılardan kaçının, ama sadece özlü sözlerle konuşuyor gibi de olmayın. Bir iletiye yanıt verirken gerektiği ve anlaşılmasına yetecek kadar orijinal materyali (yazı, resim, ekli dosya) tutun. Tüm eski mesajları tutarak karşı tarafa yanıt vermek hiç de iyi bir davranış değildir. Konu dışı tüm mesajları silip yazışmaya öyle devam etmek gerekir.
  • Satır uzunluğunuzu 65 karakterden daha az tutun ve satır sonlarını ENTER ile bitirin.
  • Gelen bir haber ya da yardım talebi iletisini başkalarına göndermeden önce kontrol etmeye çalışın. Doğruluğunu kontrol edebilecekken etmeden göndereceğiniz iletilerle kimsenin zamanını çalmayın. Göndereceğiniz bu tip iletiler, sizin kontrolsüz ve özensiz olduğunuzu gösterir.
  • Birkaç parçada göndereceğiniz iletilerin konu kısmının sonuna 1/3, 2/3, 3/3 yazarak gönderin ki bir bütünün parçaları olduğu rahatlıkla anlaşılsın.
  • Eğer size gelen bir iletinin önemli olduğunu düşünüyorsanız, daha sonra uzun bir yanıt yazacak olsanız dahi, iletiyi alır almaz göndericiye aldığınıza dair kısa bir yanıt gönderin.
  • Gönderdiğiniz iletilerin bedeli hem gönderen, hem de gönderilen ya da onların bağlı bulundukları kurumlar tarafından ödenmektedir. Bu sadece gönderenin bedel ödediği normal posta (ki Internet kullanıcıları yavaşlığından ötürü buna salyangoz posta “snail mail” adını verirler), telefon ya da radyodan farklıdır. Birine bir ileti göndermek, Internet servis sağlayıcısına bağlanma ücretinin yanında; işlemcinin, bant genişliğinin ve sabit diskin kullanımı konusunda da maliyet oluşturur.
  • Gönderdiğiniz iletinin boyutunu mutlaka kontrol edin. Servis sağlayıcıların ya da kurumların kendi içlerinde ve dışarıya gönderilen iletilerdeki ekli dosyalar konusunda boyut sınırlamaları vardır. Bu limitlere uyulması gerekir, aksi halde ileti gönderilenin eline geçmeden sunucudan geri döner. Tabi sınırlar içinde kalınsa da sürekli büyük boyutlu ekli dosyalar da atılmamalıdır.
  • Son olarak, birileri tarafından talep edilmemiş, çok yer kaplayan ve uzun iletileri göndermeyin.